MS Project - 작업 모드에 대한 단편

작업 모드 : 수동 모드(예약) 및 자동 모드(예약)

Project 2010 이전 버전에서는 MS Project Tool을 사용하려면 Tool에 대한 교육과 훈련이 필요했습니다.  뭐 지금도 실무에 온전히 사용을 하려면 교육과 훈련(실무 응용)이 반드시 필요하기는 합니다.

이 말의 의미는, MS Project를 처음 사용해보려하는 사용자들에게 진입 장벽이 너무 높다라는 것을 의미합니다. Microsoft 입장에서는 " 잘 안 팔리네 " 라는 것입니다. 그래서, 온전한 교육과 훈련을 받지 않은 상태에서도 사용할 수 있도록 하려면 어떻게 할까? 라는 관점에서 수동 모드라는 것을 추가한 것입니다. (MS Project는 글로벌 마켓 기준 1위의 판매량을 가지고 있음에도 판매량을 계속 올려야 하는 기업의 속성을 이해하긴 하지만 아무리 생각해도 MS가 아닌 M$ 인듯) 

Microsoft에서 PM들이 프로젝트 관리를 수행하는 과정을 관찰 해보니, 프로젝트 관리 전문 Tool을 사용하지 않는 PM들이 프로젝트 관리를 할 때 엑셀을 프로젝트 관리용으로 사용하는데 전혀 거부감 없이 사용하는 것을 보고, MS Project 테이블 영역을 최대한 엑셀처럼 만들어 놨습니다. 물론 프로젝트 관리 영역을 벗어나지 않는 선에서 만들어 놨습니다. 

프로젝트 관리의 모든 기능을 포함한 방대한 기능을 가지고 있는 MS Project는 그 기능의 방대함 때문에 오히려 진입 장벽이 높아져서, 사용자들이 교육 훈련 과정을 거치긴 전에 좀 쉽게 사용해보시라는 취지로 이 수동 예약 모드를 만들었습니다.

개인적으로는 MS가 수동 모드를 도입함으로써 발생하는 부작용을 너무 간과했다고 봅니다. 뭔가를 만드시는 분들은 항상 근사하게 만들어 놓지만 사용자는 사용자 경험(UX) 때문에 만든 사람들의 뜻대로 하지를 않습니다.

하여간 수동 모드는
높은 기술 수준을 요하는 자동 모드에서, 사용자 진입 장벽을 낮춘 새로운 일정 수립 모드입니다. ( MS 입장은, 아 ~ 쓰기 편하니까 한번 써보세요. 일단 한번 써보시고 이야기하시죠. 구매할지 말지 ^^:: )

위에 말씀 드린 것 처럼, 좀 쉽게 써보세요 라는 취지에 맞게 수동 모드는 Project 2010, 2013 및 2016, 2019에서 사용되는 기본 모드입니다. (MS 전략대로 일단은 써봐주는게 목적인지라 기본 값 즉 설치하면 항상 수동 모드인 상태가 되 버렸습니다)

설치하고 별도로 옵션에서 변경을 하지 않으면 수동 모드로 딱 셋팅된 상태입니다.
MS Project 2010 이전 버전에서는 (2007, 2003 등) 모드라는 개념은 없었습니다. 그냥 전부 다 자동 모드로 프로젝트 일정을 수립하는 것 외에는 다른 모드는 없었습니다.

MS는 수동과 자동 이 두 녀석들은 매우 다르게 작동된다는 것을 간과하고 또 그 내용을 사용자들에게 알려주질 않았습니다. 수동 모드의 장점만 이야기하고 이렇게 쓰는 겁니다라는 말만 하고 있습니다.

수동과 자동 매커니즘의 차이점을 이해하지 못하면 상당히 혼란스러운 상황이 됩니다. 수동 모드던 자동 모드던 원하시는 대로 결과 값이 안나오는, 그리고 왜 결과 값이 안 나오는지, 어디가 원인인지 알수 없고 그저 혼란스럽게 됩니다.

그래서 작업 모드 부분에서는 수동 모드와 자동 모드의 차이점을 확실히 이해해야만 합니다.  더 빠른 방법은 수동 모드 무시하고 자동 모드만 교육 & 훈련을 받으시고 자동 모드만 사용하는 것입니다. <제가 권장하는 부분>

1. 수동 모드
보다 쉽고 빠르게 프로젝트 일정 계획을 수립 할 수 있지만 - 이라고 대부분의 자료나 책에서 이야기합니다.
그러나 프로젝트 일정 계획은 PMBOK의 5.0 범위 프로세스 그룹과 6.0 일정 프로세스 그룹을 수행하면서 산출되는 데이터이지 MS Project의 수동 모드가 해주는 것은 아닙니다.

도화지에 밑그림을 그린 후에 본격적으로 그림을 그리는 것처럼, 수동 모드는 범위와 일정에 대한 밑그림 정도라고 보시면 됩니다. 밑그림은 본 그림(유화던 수채화던)을 그리는 것보다 쉽게 그리고 쉽게 수정할 수 있습니다. 쉽지만 밑그림은 밑그림일 뿐입니다. 

프로젝트 일정의 밑그림이다보니 당연히 자원 예약 또는 의존관계 및 프로젝트 예측을 할 수 없고 스케줄 분석 또한 할 수 없는 나름 치명적인 단점이 있습니다. 일정상의 잠재적 충돌은 표시되지만 수정 및 업데이트는 사용자 즉 PM이 하나하나 해야하고 소비되는 시간 또한  매우 많습니다. 
가장 치명적인 문제는 수동 모드는 MS Project의 가장 뛰어난 핵심 기능인 스케쥴링 엔진 메카니즘이 CR도 안 먹힙니다. 안됩니다. 그냥 Bar 차트가 자동으로 표시되는 엑셀 정도라고 해도 과언이 아닐 듯합니다.

2. 자동 모드
MS Project가 일정 계획을 수립할 때, 입력되는 데이터와 연관된 부분들에 직접 개입을 합니다. 일정 관점에서 논리적으로 잘못 입력된 데이터를 자동 수정 하거나 오류 플래그 및 오류에 대한 권고 사항을 제공합니다.

 " 오~  자동으로 다해줘 ? " 라고 생각할 수 있는데요, 이게 또 약간 다른 관점에서 보면,

PM이 정보를 입력할 때, 정보 입력 흐름을 방해 할 수 있으므로 인내가 좀 필요하지만 오류 확률을 줄이는 데는 도움이 됩니다. 뭐 하나 입력했는데, 일정상 논리적 오류가 있다면, MS Project가 팝업을 띄우고 떠 듭니다. 이거 이 날짜 안됨. 이 날짜 권고 어떻게 바꿀래? 아님 그냥 할래? 라고 흐름을 딱딱 끊어주십니다. (옵션에서 설정 변경을 통하여 이 팝업들을 안 뜨게도 할 수는 있습니다만 저는 confirm 차원에서 애용하는 기능입니다)

자 ~ 어떤 모드가 여러분께 좋을까요?
일정 관리 및 프로젝트 관리에 익숙하지 않은 경우, 프로젝트 관리론과 관리 Tool을  좀 더 잘 이해할 때까지 잠시 동안 수동 모드에서 일정 계획을 수립이 아닌 입력을 하시면 됩니다만 저는 개인적으로 권장하지 않습니다.

프로젝트가 종료될 때까지 수동 모드에서 하시라는 것이 아니라, MS Project 교육 및 훈련을 통해 전문적으로 사용하실 수 있기 전 까지는  (이게 수동 모드를 사용하는 전제 조건이자 핵심 이유) 수동 모드에서 한 번 써 보시라 라는 정도입니다. 또한 수동 모드 그 자체를 실제 프로젝트의 계획, 실행(진척 관리), 종료에서는 사용하지 않습니다. 사용하시면 안됩니다.  

다양한 자료에서 수동 모드를 활용한 방법들을 말하고 있습니다. 예를 들면, 초기 계획 마일스톤을 타임라인(1)에 넣거나, 하향식 계획 수립(2) 등은 수동 모드를 응용, 활용하는 어디까지나 실무적인 관점입니다. ^^::  

MS Project의 고급 사용자 인 경우, 기본값을 자동 모드(예약)으로 즉시 변경하는 것이 좋습니다. 
이제 막 MS Project를 접하신다구요? 그럼 바로 자동 모드로 변경해주세요.

※ 수동 및 자동 모드 변경 방법은 :  http://ineeju.tistory.com/585

만약 수동 모드에서 정보를 입력하셨다면 ? 
수동 모드를 사용해 일정 계획을 수립한 경우, 각 작업의 의존 관계 수립 및 자원 할당은 수동 모드에서 수행하지 마시고, 기존 데이터(수동 모드에서 입력한)를 자동 모드로 변경한 후에 의존 관계 수립 및 자원 할당을 하시기 바랍니다.

프로젝트 스케줄 분석이나 초기 계획 수립과 진척관리를 수행하려면 반드시 자동 모드 상태어야 하는데, 즉 어차피 자동 모드 상태의 MS Project의 기능을 이해하고 교육·훈련을 해야한다는 것인데, 굳이 쓸데도 없는(프로젝트 관리 관점에서) 수동 모드까지 배워야 할 필요가 있을까요? 수동 모드가 아무리 쉽다한들 역시 교육·훈련 과정이 전혀 없으면 사용하지 못합니다. 

[요약]
진정한 프로젝트 관리를 하려면 수동 모드 교육·훈련 받으실 필요 없습니다. 그냥 자동 모드 교육·훈련 받으시고 프로젝트 관리 분야의 전문가로 경쟁 우위를 선점하시면 됩니다. 그게 더 시간을 save 시켜주고 교육·훈련할 범위도 줄여줍니다.
반면에, 목표가 아래와 같다면 수동 모드를 사용하면 됩니다. 
1. 보고를 위한 계획
2. 상위 수준에서의 일정 보고 (예, monthly level)
3. (프로젝트 관리 이론 개념의) 감시 및 통제 활동이 필요 없는 (이 말의 본질은 프로젝트 관리를 안한다라는 의미입니다.)