MS Project - 출장 가십니까?

프로젝트 수행 중에 출장을 가야하는 상황이 있으세요?
출장에 소요되는 출장 경비와 출장 담당자의 인건비 등 비용이 프로젝트 예산으로 되어 있는 경우, 우리는 프로젝트 계획에 이 출장과 비용을 기록해야 되겠지요 ^^ 

MS Project를 이용해 출장과 비용을 구현하는 방법은 꽤 다양하죠. 조직의 요구 사항이 각각의 조직마다 다 다르기 때문에, 구현과 활용도 꽤 다양해집니다.
매번 말씀 드리는 것처럼, MS Project는 도구(Tool) 죠.
이 Tool을 어떻게 사용하느냐는 조직의 요구사항과 정책, PM의 경험과 노하우 등 다양한 변수로 그 활용 범위 또한 다양합니다. 

출장에 소요되는 비용의 특징은, 비용이 계산되는 시기 ( = 지불되는 시기 ) 가 다양하다는 겁니다. 

이런 출장의 경우 현재까지는 MS Project의 비용 자원과 마일스톤 (중요시점)를 활용한 방법이 가장 효율적이고 직관적 (한눈에 보임) 입니다.

 

저는 일단 출장이라는 업무 단계를 하나의 모듈로 만들었습니다. (출장 = 모듈 = 요약 작업)

그리고, 출장에 소요되는 비용 자원을 생성했습니다. (항공권, 숙박비, 출장비) 그리고 출장을 갈 자원(초아)까지 준비가 되었습니다.

 

1. 출장 목적 또는 출장 명을 기입한 요약 작업 생성

2. 그 하위에 출장 담당자라는 작업 입력 후 자원 배정 (초아)

3. 각각의 비용이 소요되는 항목들을 동일한 개요 수준의 작업으로 입력 후 비용 자원 배정 

4. 비용 자원들의 기간 값을 0 으로 입력 ( = 중요 시점 = milestone 으로 만듦 )
   - 날짜는 비용이 계산되는 즉 돈이 나가는 날짜로 입력합니다. 

 

5. 출장 완료 중요 시점 작업을 생성 ( 이 중요 시점에는 자원을 배정하지 않습니다 )

 

이때, MS Project의 절대 원칙인 Milestone 작업에는 자원을 배정하지 않는다 라는 이 절대 원칙을 출장 개념에 비용 작업으로 입력한 Milestone 에서 만큼은 내려 놓아 주세요 ( = 비용 자원을 배정해 주세요 )

 

이제 아래 예제 이미지에서와 같이 의존 관계를 수립해주시면 됩니다.

비용 필드를 열 삽입해 보시면 전체 출장 비용 산정되며 완료율을 입력할 경우 해당 일에 비용이 계산되어 집니다.

 

이 글에서는, 작업 자원(초아)에 비용을 배정하는 과정과 비용 자원에 비용을 배정하는 내용은 다루지 않습니다.

출장은 하나의 모듈(요약 작업)으로 하시는게 출장 비용을 확인하시는데 도움이 되십니다.  하지만 항상 말씀 드리는 것처럼 조직의 정책이나 요구사항에 맞게 수립하시는게 최우선입니다. 

※ MS Project 자원 종류와 비용 배정 경우의 수 : https://blog.ineeju.com/549

MS Project - 자원 종류와 비용 배정 경우의 수

※ MS Project - 비용 자원의 이중 생활 : https://blog.ineeju.com/702

MS Project - 비용 자원의 이중 생활