MS Project - 실제 완료율과 Roll up.

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※ 완료율, 작업 완료율, 실제 완료율 상세 내용은 강의 교재 참조

전체 과정 강의 교재 | Notion

이 글의 목적은 실제 완료율 필드의 요약(최상위 요약 포함)작업에 roll up이 되는 경우가 있고 안되는 경우가 있어서 사용자(PM) 분들이 궁금해하시는 부분을 해결해주는 글입니다. 

 

※ 완료율과 관련된 Roll up
MS Project에서 Roll up은 요약 작업과 최상위 요약 작업 관점에서 진행율을 표시하는 것을  의미합니다. 각 Activity의 완료 정도를 모두 합산해서 Activity 개수로 나눠 계산된 평균을 표시합니다. (합산 & 평균)

 

※ MS Project의 완료 관련 필드
MS Project의 완료율 필드는 3가지가 있습니다. 

① 기간을 기준으로 하는 완료율, ② 작업 시간을 기준으로 하는 작업 완료율 그리고 ③ 실제 완료율이 있습니다. 여기서 기준이라는 단어를 사용했는데요. 

 

한 가지 예를 들면,
우리가 100미터 달리기를 하면 100미터 앞에 finish 지점이 있습니다. 그래서 열심히 달려 50미터 지점을 통과할 때 우리는 50% 왔다(달성했다)라고 쉽게 말할 수 있습니다. 달성해야할 길이가 100미터라는 기준이 있기 때문입니다. 만약 이 finish 기준이 없다면 50미터를 달려온 실적은 있지만 우리는 이게 몇 %를 달성했는지 모릅니다. - 기준의 중요성.

 

첫 번째, 완료율 필드는
기간이 기준입니다. finish 지점은 작업 기간들의 합산입니다. 완료율 필드는 이렇게 기준이 있기 때문에 roll up 표시가 언제든지 됩니다. (Time Modeling)

 

두 번째, 작업 완료율 필드는 
작업 시간이 기준입니다. 자원을 투입할 경우 생성되는 작업 시간(작업량, 투입량) 역시 전체 작업 시간이라는 기준이 생성되기 때문에 작업 완료율 필드 역시 roll up 표시가 됩니다. (Workload Modeling)
따라서 자원을 배정하지 않을 경우에는 작업 시간은 생성되지 않도록 설계되어 있습니다.
그런데 이게 응용 관점에서는 자원 생성이나 배정없이도 작업 시간을 배정할 수도 있습니다. 조직 또는 고객의 요구사항이 자원 배정 없이 작업량(작업 시간, 투입량) 관리를 해야한다는 좀 특이한 경우 외는 사용을 권장하지 않습니다.

이 글은 실제 완료율과 roll up에 대한 글이기 때문에 완료율, 작업 완료율은 가볍게 터치하고 넘어 갑니다.

 

세 번쩨, 실제 완료율 필드는, 
이 필드가 설계된 목적은 EVM(획득가치관리)을 수행하기 위해 설계(Design)된 필드입니다. EVM 환경에서는 원가가 우리의 finish 즉 기준이 됩니다. 이 기준이 있다는 의미는 roll up 표시가 가능하다라는 의미입니다. (Cost & EVM Modeling)

그런데 EVM 관리를 하지 않는 환경이나 EVM 관리를 위한 설정을 하지 않은 상태에서 실제 완료율 필드(열)는 바라볼 finish 즉 기준이 없습니다. 기준이 없다는 것은 50미터를 달려왔지만, finish가 어디인지 몰라서 대체 몇 %를 달려왔는지를 모른다는 것입니다. 

위와 같이 MS Project를 Time Modeling과 Workload Modeling으로 사용할 실 때는, 개별 작업의 실제 완료율을 입력해도 요약 작업과 최상위 요약 작업에서는 Roll up이 되지 않습니다. MS Project가 바라볼 finish 즉 기준이 없기 때문입니다. 그렇게 설계된거죠. (By Design)

 

실제 예로, 모 조직에서는 " 우리는 실제 완료율에 대한 기준이 있습니다. Activity(Task)에 대해서 실제 완료에 대한 체크리스트 형식의 평가 항목을 사전에 정의했고, 그 기준에 따라 실제 완료율을 입력하고 있고, 이 기준으로 전체 실제 완료율에 대한 roll up이 엑셀이나 수기로 가능한데도 왜 MS Project에서는 안됩니까? " 라는 문의를 받았습니다. ^^::

제가 가끔 드리는 말씀 중에, MS Project의 매커니즘( 또는 알고리즘)은 사람이 생각하는 매커니즘과는 다르는 것입니다. 이건 꼭 MS Project만 그러는게 아닙니다. PC에 부품 같은거 하나 추가하고 드라이버라는 SW를 install(설치)하는데, OS
(Windows 10)가 알아서 드라이버를 설치해주는 경우가 많죠. 이 드라이버 개념도 컴퓨터 매커니즘이지 사람의 매커니즘이 아닙니다. 즉, 사람은 압니다. 본인이 직접 PC에 부품을 장착했으니까 이 부품이 PC에 있다는 것을 압니다. 그런데 OS 입장에서면 알까요? 모릅니다. 그래서 드라이버는 OS에게 알려주는 겁니다. OS야 너 이런 부품이 있어 그러니 이 부품을 핸들링해죠라고 알려주 역할을 드라이버가 하는 겁니다. 

모 조직이 가지고 있는 기준은 사람의 기준입니다. 엑셀에서 된다고 했지만 그 엑셀에 데이터 넣고 계산하고 하는건 다 사람이 했습니다. MS Project에서도 By Design 된 부분보다 더 많은 기능을 바랄 경우 그 기능을 구현할 수 있도록 사용자 정의 필드를 제공하고 있고, 실제 완료율의 roll up이 되도록 설정할 수는 있습니다. (만 절대 권고하지 않습니다.)

 

참고로 MS Project에서 EVM 환경 설정이란, 
(1) 원가가 책정된 자원이 (2) 작업에 배정(원가 기준이 발생함)되고, (3) 진척 상황 계산 방법을 실제 완료율로 변경하고 (4) 초기 계획(기준선) 설정을 하면 끝입니다.  그리고 기간, 시간의 경과에 따라 진척 관리를 합니다. 이렇게 Cost & EVM Modeling에서는 실제 완료율 필드이 Roll up 됩니다. 

 

[그림 2] 실제 완료율 roll up이 되네 o(^^)O

시간, 기간이 경과한다라는 의미는, ① 실제 프로젝트에서는 현재 시점이 말 그대로 시간, 기간이 경과된 상태입니다. 따라서 MS Project가 알고 있는 현재 날짜를 우리가 신경쓸 필요가 없습니다.

 

반면에 ② Demo나 연습은 항상 같은 날짜에서 진행됩니다. 그리고 우리는 완료율을 입력하지만 실제 날짜를 변경하지 않고 그냥 두는 경우가 빈번합니다.

Demo나 시나리오에서는 반드시 [ 프로젝트 정보 ] 메뉴의 현재 날짜를 변경해서 MS Project에게 우리가 가정한 Demo나 시나리오 상의 현재 일자를 알려줘야 합니다. - 네 저도 이거 자주 까먹습니다. 
아래와 같이 현재 날짜를 변경하거나 상황 보고 날짜를 입력해주시고 해당 상황 보고 날짜 기준으로 진행된 데이터를 보시면 됩니다.

[ 프로젝트 탭 - 속성 그룹 - 프로젝트 정보 - 프로젝트 정보 창 ]